⑩TMS研メルマガ一覧表

　 私のメルマガ読者は事務所勤務者(経営者・管理職・間接員)が大半のため、『5S活動』というと「あ～、現場でやってるあれか～」と思われる方も多いことでしょう。でもこの認識は今日から変えてください。事務所こそ『5S活動』をやる必要があります!! その理由は①業務生産性向上②快適職場形成③リスクマネジメント対策等々、列挙すればきりがないのですが、今回は別の切り口から『事務所5S』の必要性について迫ります。

　 私は自身の数多くの職歴から断言できることがあります。それは「5S状況の悪い職場(会社)は従業員の定着率が悪い」ということです。職場(会社)には「強者」と「弱者」がいます。「強者」とはベテラン社員、「弱者」とは新入社員・中途採用社員・派遣社員等です(ここで重要なのは正規社員の中にも「強者」と「弱者」が存在する点です)。

　5S状況が悪いと前述の「弱者」には、必要なものが必要なときにすぐ見つかりません。社会人一年生の新入社員はさておき、いい歳の中途採用社員や派遣社員にとっては、こういった職場は本当に働きにくいものです。大の大人が物(ファイル等)のありかをその都度いちいち他の人に聞かなければならない「みじめさ」は、その職場に長くいるベテラン社員には決して理解できないでしょう。

　 中には「○○さんは、まだそんなこともわからないんですか?いい加減に覚えてくださいよ!!」などと言う『鬼』のような社員もいます。5S状況の悪い職場は、見方を変えれば『いじめの温床』とも言えます。こんな職場の雰囲気がいい訳がありません。

　 そのような理由から5S状況の悪い職場からは①せっかく人事が苦労して採用した新入社員②即戦力として補充した中途採用社員③それでなくとも立場の弱い派遣社員がこぞって辞めていきます。それをベテラン社員は「やっぱり①②③はダメよねぇ、やる気がなくて…」などとせせら笑っています。

　 はっきり言いましょう。従業員の定着率の悪い会社に、永続的繁栄はあり得ません!! 当たり前ですよね? 組織風土も悪く、業務ノウハウの伝承も怪しいような会社が、顧客を感動させるような仕事(製品・サービス)が提供できるはずありません。

　話は変わりますが、私は以前某美容室グループのコンサルをしたことがあります。 そこの社長が言うには「うちはここ10年で20人のスタッフが辞めました。私はスタッフを大切にしなければ社業の発展はないと信じ、従業員教育にも力を入れてきたし、年1回の社員旅行も継続してきました。それなのにどうしてうちのスタッフは辞めていくのでしょうか?」とのことでした。

　 私には大体「想像」はついたのですが、その美容室の現場を見て「確信」に変わりました。お客様の目の届かないバックヤード(従業員休憩室・材料(資材)置場等)の5S状況が悪かったのです。その事実を私の言葉ではなくスタッフ自身の言葉で社長に伝えるため、従業員アンケート(無記名式)を実施しました。その集計・分析結果に社長は当初愕然とした様子でしたが、さすがは女の細腕一つで美容室チェーンを築き上げたやり手です。私の提案する『ボトムアップによる5S活動』という一見奇妙(?)な処方箋を受け入れてくれました。

　１年間の5S活動の成果は、美容学校卒業生の受け入れという、いわば『人体実験』の形で検証されました。社長の心配をよそに、二十歳の新人Oさんは今日ものびのびと働いています!! 職場に潜んでいた「いじめ問題」も根絶しました。職場風土の改善はお客様にも伝わり、数字も伸びたと社長からうれしい報告もありました。生まれてこの方、美容室に行ったこともない私でも、美容室の改善に成功することができました(笑)(添付『整理・整頓【ダイジェスト版】』はその際使用した教材です。ご活用ください)。

　さて、話を事務所(間接業務)に戻しましょう。事務所5Sの基本は「ファイル・文書数の削減」に尽きるのですが、より効果的なのが「仕事自体を減らす(業務のムダ取り)」です。その前提となるのが「部署業務の現状の「見える化」」です。「なんだか面倒くさいなぁ」と思うかもしれませんが、これが一番効果的かつ永続する5S手法です。しかも 「見える化」ツールはそのまま『業務管理システム』として御社(貴部署)のマネジメントの中核になります。その結果①業務生産性向上②業務品質向上③業績向上、等の効果を得ることができます!! (詳しくは→　http://www.tmsri.com/doc/4_3.pdf)

　御社は『事務所の整理・整頓(5S)』を軽視していませんか?